Inleiding

Ieder jaar dient het verlofjaar te worden afgesloten. Dit is van belang voor het bereken van eventuele resterende dagen/uren en voor het toekennen van nieuw verlof voor het komende jaar.

Let op: Deze beschrijving is gemaakt voor versie 4.2. Maak je nog geen gebruik van deze versie? Neem dan contact op.

Lees onderstaande instructies goed door voordat het jaar 2025 wordt afgesloten

1.       Moment van afsluiten

Let op: Je mag het verlofjaar pas afsluiten wanneer je alle perioden van 2025 in People Inc. Time hebt afgesloten, anders kunnen de saldi niet meer worden bijgewerkt.

Voordat het verlofjaar wordt afgesloten moeten alle absentie-incidenten (verlof, ziekte en eventuele overige absenties) voor het jaar 2025 ingevoerd zijn. Ook moeten alle verlofaanvragen en mutatieaanvragen goed- of afgekeurd zijn. Dit in verband met de uren of dagen die overgenomen worden naar het volgende verlofjaar. Nadat het jaar is afgesloten, kunnen er geen absenties/aanvragen meer worden ingevoerd voor 2025. Ons advies is om het jaar af te sluiten na aanvang van het nieuwe jaar. De beschrijving voor het afsluiten van het verlofjaar staat beschreven in paragraaf 4.

Let op: Wil je al absentie gaan invoeren voor 2026 maar 2025 nog niet afsluiten? Dan hoeven slechts de regelingen toegekend te worden voor 2026. De beschrijving hiervoor staat in paragraaf 3. De saldi van het overgenomen verlof van vorig jaar staan dan nog op nul. Nadat alle absenties van 2025 zijn ingeboekt en alsnog de afsluiting van 2025 wordt uitgevoerd, zal het restantverlof overgeboekt worden naar het overgenomen verlof voor 2026.

2.       Verlofregelingen

Het verlofjaar wordt afgesloten op basis van de records in het Toegestaan Verlof scherm. Voordat het jaar afgesloten wordt, is het dus van belang dat de regels, die betrekking hebben op het overnemen van verlof naar het nieuwe verlofjaar, goed staan. De verlofregelingen zijn te raadplegen via het Scherm Console en het scherm Verlofregelingen. Raadpleeg de handleiding voor verdere details over het instellen van verlofregelingen.

3.       Procedure verlof toekennen 2026

Met behulp van de wizard "Algehele afsluiting verlofjaar" kunnen tegelijkertijd meerdere regelingen worden toegekend aan meerdere werknemers, zonder het jaar al af te sluiten.

De wizard is te vinden in de Scherm Console via de snelkoppelingenbalk.

1. Start de wizard “Algehele afsluiting verlofjaar” op vanuit het snel menu.
2. Kies in het ‘Selecteer werknemers’ veld het filter waaraan de regelingen toegekend moeten worden. In het voorbeeld hieronder is gekozen voor de selectie ‘In dienst’. De regelingen van alle werknemers die op dit moment nog in dienst zijn worden bij dit filter toegekend.
3. Kies de optie ‘Nieuw toegestaanverlof aanmaken’
4. Geef de start- en einddata op van de verlofregelingen die overgenomen moeten worden. In dit geval moeten de regelingen van 2025 overgezet worden naar 2026 en kies daarom voor de periode 1-1-2025 tot en met 31-12-2025.
5. Klik op ‘ok’ en vervolgens gaat de wizard bij de geselecteerde werknemers de regeling toekennen voor het opgegeven jaar. De Wizard kijkt hierbij naar de verlofregelingen van de persoon waarvan de einddatum 31-12-2025 is. Alleen deze verlofregelingen zullen toegekend worden voor het komende jaar.

4.       Procedure afsluiten verlofjaar

Met behulp van de wizard "Algehele afsluiting verlofjaar" kan voor meerdere mensen tegelijkertijd het verlofjaar worden afgesloten. Meteen na het afsluiten van een verlofjaar wordt ook een nieuw verlofjaar geopend als deze nog niet bestaat, mits de werknemer dan nog in dienst is bij het bedrijf. Eventueel restverlof wordt conform de regels van de verlofregeling meegenomen naar het volgende verlofjaar. De wizard is te vinden in de Scherm Console via de snelkoppeling balk.

1. Start de wizard op vanuit het snel menu.
2. Kies in het ‘Selecteer werknemers’-veld het filter waaraan de regelingen toegekend moeten worden. In het voorbeeld hieronder is gekozen voor de selectie ‘In dienst’. De regelingen van alle werknemers die op dit moment nog in dienst zijn worden aan dit filter toegekend.
3. Kies de optie Jaar afsluiten.
4. Geef de start- en einddata op van de verlofregelingen die afgesloten moeten worden. In dit geval worden de regelingen van 2025 afgesloten en kies daarom voor de periode 1-1-2025 tot en met 31-12-2025.
5. Kies de optie verlof herberekenen.
6. Klik op ‘Ok’. Vervolgens zal de wizard het verlofjaar afsluiten.
7. De verlofregelingen voor 2026 zullen aan het Toegestaan verlof scherm van de werknemers worden toegevoegd en die van 2025 worden afgesloten.
8. Tot slot zal het over te nemen saldo uit 2025 worden meegenomen naar 2026.

Hulp nodig?

Heb je vragen of kom je er niet uit? Neem dan contact op met onze support-afdeling.