Voordat het nieuwe jaar begint, is het belangrijk enkele voorbereidingen te treffen. Er zijn drie stappen die uitgevoerd moeten worden:

1. Planning toekennen
2. Functieuren planning toekennen
3. Periodes aanmaken
4. Feestdagen aanmaken

1. Planning toekennen

Op basis van de planning worden verschillende instellingen toegepast, zoals afrondtijden, respijttijden, toeslagen, verlof en verzuim berekeningen, etc. Om ervoor te zorgen dat de ingestelde regels blijven werken in 2026, zal ervoor gezorgd moeten worden dat de werknemers worden ingeroosterd.

Om ervoor te zorgen dat alle medewerkers een planning hebben voor 2026, kan de planning gekopieerd worden uit 2025. Om een reeds geplande week te kopiëren, kan er gebruik worden gemaakt van het opgelichte symbool in de planning:

1 week kopieren naar het aankomende jaar

Via dit uitklapmenu kan een geselecteerde week (A), gekopieerd worden naar nog komende weken (B).

Tip: Selecteer een (standaard) ingeroosterde week, die dicht tegen het eind van het jaar zit (vb. week 52).

Wordt er gekozen voor ‘Even’, dan wordt het geselecteerde rooster (A) uitsluitend gekopieerd naar even weken. Voor ‘Oneven’ geldt dit logischerwijs alleen voor de oneven weken. Door beiden te selecteren, wordt het rooster naar elke week gekopieerd (B).

Het veld ‘Huidige werknemer’ wordt alleen aangevinkt wanneer voor één werknemer in het bijzonder het rooster gekopieerd moet worden. Wordt ‘Huidige werknemer’ niet aangevinkt, dan worden de roosters van alle medewerkers gekopieerd. Eventuele bestaande roosters worden in dit geval overschreven. Let hierbij dus goed op.

Meerdere weken kopieren naar het aankomende jaar

Zijn er werknemers die in een cyclus van meerdere weken werken? Dan is het advies om 'Kopieer roterend' (A) te gebruiken. Klik op de betreffende tab om dit te openen.

Selecteer de weken die gekopieerd moeten worden (B).

Tip: Selecteer (standaard) ingeroosterde weken, die dicht tegen het eind van het jaar zitten (vb. week 50/52).

Selecteer de weken waarnaar gekopieerd moet worden (C) (standaard 1 t/m 52).

2. Functieuren planning toekennen

Niet alleen de planning kan gekopieerd worden. Ook de functie-uren planning kan gekopieerd worden. Dit is noodzakelijk, als werknemers een wisselend week rooster hebben (bijv.: om de week een dag vrij) of een cyclus hebben van meerdere weken. Het kopiëren van de functie-uren, gebeurt op dezelfde wijze als het kopiëren van de 'planning'. Gebruik hiervoot het scherm ‘Functieuren planning’.

 

LET OP! Hou rekening met de veranderingen die in het systeem worden aangebracht ná de kopieer-acties (1 en 2). Het tijdstip waarop je het doet, bepaalt of je het later in het jaar nogmaals moet doen.

Voorbeeld: Voer je de handelingen (1 en 2) ver voor het eind van het jaar uit? Dan is het belangrijk om de acties, bijvoorbeeld in december, nogmaals uit te voeren.

 

3. Periodes aanmaken

Voor het aanmaken van nieuwe periodes, wordt de wizard ‘PI Time periode aanmaken wizard’ gebruikt. Hierbij kun je voor alle planningsgroepen direct verschillende periodes aanmaken.

Standaard staan alle planningsgroepen geselecteerd bij de wizard. Kies vervolgens het soort periode (week, maand, jaar) en geef de startdatum op. Voor periodesoort maand zal dit 01-01-2026 zijn en voor periodesoort week is dit 29-12-2025, aangezien dat de start van week 1 is.

Vervolgens kunnen de norm-uren per periode en de norm-uren per dag aangegeven worden.

Standaard wordt er één periode aangemaakt. Er kan ook voor gekozen worden om bijvoorbeeld direct het hele jaar aan te maken (12 periodes voor periodesoort maand en 53 voor periodesoort week).

Let op: Mocht je gebruik maken van 'werkbare uren als norm' voor de periodes. Maak dan een ticket aan bij support voor hulp bij het invoeren van werkbare uren per periode.

Tip: Weet je niet zeker of je 'werkbare uren als norm' per periode gebruikt? Check de huidige periodes. Ga naar 'Configuratie -> Planningsgroepen -> Periodes'. Bekijk daar hoe het in het huidige en voorgaande jaren is aangemaakt.

 

4. Feestdagen aanmaken

Naast de planning en de periodes kunnen ook de feestdagen direct in People Inc. Time worden gezet. Hiervoor wordt de wizard ‘PI Time Feestdag Wizard’ gebruikt.

De PI Time Feestdag wizard biedt de mogelijkheid om Feestdagen collectief in te boeken of te verwijderen voor de geselecteerde planningsgroepen.

• Selecteer de PI Time Feestdag Wizard

• Kies de datum en voer een omschrijving in. Selecteer vervolgens een Toeslag (indien van toepassing). De Toeslag naam wordt automatisch aangemaakt door People Inc.

• Klik vervolgens op ‘Feestdag Inboeken’ om deze feestdag in te boeken bij de geselecteerde planningsgroepen.

Gelden er geen toeslagen op een feestdag of wordt er dan niet gewerkt? Dan kan het veld ‘Toeslag’ leeg gelaten worden.

 

Let op: vergeet niet om ook het nieuwe verlofjaar te openen: Nieuwe verlofjaar openen