Voordat medewerkers verlof voor het nieuwe jaar kunnen aanvragen moet het jaar toegekend worden.
Er zijn drie stappen die gedaan moeten worden:
- Toekennen toegestaan verlof
- Bedrijfsvrije dagen aanmaken
- Nieuwe verlofjaar beschikbaar maken in de ESS
1. Toekennen toegestaan verlof
Met behulp van de wizard "Algehele afsluiting verlofjaar" kunnen tegelijkertijd meerdere regelingen worden toegekend aan meerdere werknemers, zonder het jaar af te sluiten.
De wizard is te vinden in de Scherm Console via de snelkoppelingenbalk.
- Start de wizard Algehele afsluiting verlofjaar.
- Kies in het Selecteer werknemers-veld het filter waaraan de regelingen toegekend moeten worden. In het voorbeeld hieronder is gekozen voor de selectie ‘In dienst’. De regelingen van alle werknemers die op dit moment nog in dienst zijn worden aan dit filter toegekend.
- Kies de optie Nieuw toegestaanverlof aanmaken.
- Geef de start- en einddata op van de verlofregelingen die overgenomen moeten worden. In dit geval moeten de regelingen van 2025 overgezet worden naar 2026. Kies daarom voor de periode 1-1-2025 tot en met 31-12-2025.
- Klik op Ok.
Vervolgens gaat de wizard bij de geselecteerde werknemers de regeling toekennen voor het aankomende jaar. De Wizard kijkt hierbij naar de verlofregelingen van de persoon waarvan de einddatum tussen 1-1-2025 en 31-12-2025 is. Alleen deze verlofregelingen zullen toegekend worden voor het komende jaar.
2. Bedrijfsvrije dagen aanmaken
Naast het aanmaken van het nieuwe verlofjaar, moeten ook de bedrijfsvrije dagen aangemaakt worden voor 2026:
- Ga naar instellingen (A) -> Bedrijven (B).
- Selecteer het bedrijf (C) waar je de bedrijfsvrije dagen voor wilt aanmaken.
- Selecteer het subscherm Bedrijfsvrije dagen (D).
- Tip: Zet voor de overzichtelijkheid het filter op 'Sorteer op datum' (E)
- Voeg een nieuw record toe (F).
- Vul bij omschrijving de omschrijving van de bedrijfsvrije dag in, bijvoorbeeld Nieuwjaarsdag.
- Vul de startdatum in.
- Vul de einddatum in. Deze mag hetzelfde zijn als de startdatum of een periode beslaan (bijv. Kerstmis).
- Kies voor opslaan.
Bovenstaande stappen kunnen herhaald worden voor elke bedrijfsvrije dag.
Let erop, dat je de bedrijfsvrije dagen voor alle bedrijven in People Inc. afzonderlijk invoert.
3. Nieuwe verlofjaar beschikbaar maken in de ESS
Voor het aanmaken van een nieuw verlofjaar in de ESS dient slechts een controle doorlopen te worden. In de ESS-configuratie kan namelijk aangegeven worden welke verlofjaren zichtbaar zijn voor de werknemers in het persoonlijke verlofoverzicht.
- Ga naar instellingen -> ESS Configuratie -> Verlof viewer globale instellingen.
- Open het detailscherm.
- Geef de waarde 2026 in bij het veld Eind jaar.
- Tip: Beperk het aantal verlofjaren dat de werknemer 'terug' kan kijken door het Start jaar op te hogen naar, bijvoorbeeld 2024.
Let op: als er gebruik gemaakt wordt van People Inc. Time, dan zullen er nog aanvullende stappen gevolgd moeten worden. Zie Voorbereidingen People Inc. Time