Voor het registreren van een nieuwe verlofsoort moet er een nieuwe verlofregeling aangemaakt worden. Bij de nieuwe verlofregeling moet er nagedacht worden of het resterende verlof overgenomen moet worden naar het volgende verlofjaar, of er automatisch een aantal verlofuren moeten worden toegekend of de nieuwe verlofregeling alleen maar door de afdeling HR gevuld moet worden of dat werknemers zelf het verlof moeten aanvragen. Deze instructie vertelt je stap voor stap hoe een nieuwe verlofregeling kan worden toegevoegd aan People Inc.
Verlofregeling aanmaken
Allereerst moet de verlofregeling ingevoerd worden met de verlofuren waarop een fulltime medewerker recht heeft. People Inc. kent automatisch op basis van het dienstverband van de medewerker het juiste saldo toe. Ga naar Configuratie, Verlofregelingen en selecteer ‘Vakantieverlof’. Hieronder het voorbeeld van het vakantieverlof. LET OP: Er is een verschil tussen de wettelijke en bovenwettelijke uren. Bij wettelijke uren moet altijd 4x het fulltime aantal contracturen ingevoerd worden. De bovenwettelijke uren zijn alle extra uren die de werkgever geeft bovenop de 4x fulltime contracturen. Via de optie Verlofopbouw wordt het totaal wettelijke en bovenwettelijke uren ingegeven. Zie het scherm hieronder. Let op: Indien er extra dagen worden toegekend op basis van leeftijd of op basis van aantal dienstjaren dan dient dit in de verlofregeling zelf bij het veld ‘Verlof op basis van’ aangegeven te worden.
| Veld Scherm | Beschrijving |
|---|---|
| Naam | Vul hier de naam in van de verlofregeling |
| Absentiecategorie | |
| Verlofunits | Hier kan je kiezen of de verlofregeling gaat over uren of dagen. |
| Aantal wettelijk | Als de standaard opnamevolgorde is wettelijk/bovenwettelijk dan moet hier het aantal wettelijke uren/dagen worden ingevoerd dat bij een fulltime-contract van toepassing is. |
| Verlof op basis van |
Hier is de keuze uit:
Als de keuze anders is dan Geen dan moet er ook in het scherm verlofopbouw rekenregels ingevuld worden. |
| Verlof referentie | De keuze bestaat uit peildatum of werkelijkheid. Indien er gekozen wordt voor peildatum dan is de startdatum van het toegestaan verlof leidend om de leeftijd of periode in dienst te berekenen. Is de keuze voor werkelijkheid dan is de geboortedatum en/of datum in dienst leidend. |
| Standaard opnamevolgorde | Als er sprake is dat er een onderscheid is tussen wettelijk en bovenwettelijk verlof dan moet dit hier aangegeven worden. Is dit onderscheid er niet, selecteer dan de optie 'Niet van toepassing'. |
| Verlofmethode | Deze opties geeft aan of het tegoed jaarlijks toegekend wordt of opbouwend. Als het tegoed opbouwend is dan wordt het stapsgewijs aan de medewerker toegekend. |
| Open einddatum toestaan | Deze optie is voornamelijk bedoeld voor een verlofregeling 'Ziekte/Verzuim' mede doordat bij ziekte het onduidelijk is wanneer men weer hersteld is. |
| Rekening houden met bedrijfsvrije dagen | Als deze optie is aangevinkt dan wordt er voor deze dag/uren geen verlof berekend als er in bedrijven-bedrijfsvrije dagen een dag of periode is ingevoerd. |
| Ongebruikt verlof overnemen | Deze optie moet aanstaan als er elk jaar het ongebruikte verlof mee overgenomen moet worden naar het nieuwe jaar. |
| Rekening houden met FTE | Als deze optie aanstaat dan wordt het aantal overgenomen uren beperkt door het FTE wat iemand heeft. Er mag maximaal 20 uur worden overgenomen bij 100% FTE dan zal bij een medewerker met 80% maar 16 uur worden overgenomen. |
Wettelijk/Standaard
Beperkt in aantal (dagen/uren): Indien ongebruikt verlof meegenomen mag worden naar het volgende jaar kan hier het aantal uren/dagen aangegeven worden dat maximaal meegenomen mag worden. Vul een 'nul' waarde in als al het verlof mag worden overgenomen. Bij Wettelijk verlof zal de waarde altijd 'nul' zijn, hierop zit alleen een beperking in tijd.
| Veld Scherm | Beschrijving |
|---|---|
| Beperkt in aantal | |
| Beperkt in tijd |
Bovenwettelijk
Beperkt in aantal (dagen/uren): Indien ongebruikt verlof meegenomen mag worden naar het volgende jaar kan hier het aantal uren/dagen aangegeven worden dat maximaal meegenomen mag worden. Vul een 'nul' waarde in als al het verlof mag worden overgenomen. Bij Wettelijk verlof zal de waarde altijd 'nul' zijn, hierop zit alleen een beperking in tijd.
| Veld Scherm | Beschrijving |
|---|---|
| Beperkt in aantal | |
| Beperkt in tijd |
Verlofregeling toevoegen aan ESS
Nadat je de verlofregeling hebt toegevoegd, moet deze verlofregeling ook nog bekend worden gemaakt voor ESS.
- Ga naar Instellingen -> ESS Configuratie -> ESS Verlofregelingen.
- Klik op Nieuw record.
- Selecteer bij verlofregeling de nieuw aangemaakte verlofregeling.
- Selecteer een kleur.
-
Veld Scherm Beschrijving Zichtbaar verlof viewer (persoonlijk) Zet deze optie aan als de nieuwe verlofregeling zichtbaar moet zijn voor de medewerker in het persoonlijke verlofoverzicht. Zichtbaar verlof viewer (groep) Zet deze optie aan als de nieuwe verlofregeling zichtbaar moet zijn voor de colega's in het groepsverlofoverzicht. Zichtbaar verlof aanvragen Zet deze optie aan als de medewerker via een verlofaanvraag de nieuwe verlofregeling mag aanvragen. Toon totalen Met deze optie aan wordt de verlofregeling getoond in het totaaloverzicht met de andere verlofregelingen. Toon toegestaanverlof details Wordt deze optie aangezet dan word het groen bolletje getoond in de verlofviewer. Klikt de medewerker hierop dan worden alle gegevens met betrekking tot de nieuwe verlofregeling uit toegestaan verlof getoond. Toon overgenomenverlof details Wordt deze optie aangezet dan word het geel bolletje getoond in de verlofviewer. Klikt de medewerker hierop dan worden alle gegevens met betrekking tot het overgenomen verlof van de verlofregeling getoond. Toon verlofmutatie details Wordt deze optie aangezet dan word het blauwe bolletje getoond in de verlofviewer. Klikt de medewerker hierop dan worden alle gegevens met betrekking tot de verlofmutaties getoond.
Maak je gebruik van People Inc. Time? Dan moet de nieuwe verlofregeling ook bekend worden gemaakt in Time. Dit doe je door naar het configuratiescherm te gaan in de Time-console. Ga naar 'urensoorten' en selecteer het tabblad 'verlofregelingen'. Voor hier de nieuwe verlofregeling in.
LET OP; bij urensoort moet een unieke code worden ingevuld. Het handigste is hiervoor oplopend te gebruiken van de vorige verlofregeling.