Gebruik van de wizard
Voor het beginnen van het maken van een export, is het van groot belang dat alle voorkomende mutaties zijn verwerkt in People Inc. Het aanleverproces bestaat uit vier stappen.
Let op: Tijdens de eerste drie stappen is er altijd nog de mogelijkheid om opnieuw te beginnen.
Wanneer het exportbestand voor salaris is gemaakt, kan dit niet meer.
1. Periode aanmaken en controle
Allereerst dient er altijd een controle gemaakt te worden. Hierin worden bepaalde zaken
gecontroleerd, bijvoorbeeld of het BSN bij iedereen is ingevoerd.
Start de salaris verwerking wizard op
Klik op de groene plus om een nieuwe periode aan te maken. De datums worden automatisch gevuld op basis van de vorige periode.
Klik op “OK” om de periode aan te maken.
Daarnaast wordt nu zichtbaar of er record is aangemaakt in het scherm: Mutatie aanvragen
verwerken. Indien je hier gebruik van maakt, zie je in één oogopslag of je dit nog moet doen.
Door middel van het potloodje kun je de mutaties vanuit deze wizard verwerken, dit kunnen
declaraties of bijvoorbeeld toeslagen uit de tijdregistratie zijn.
Selecteer de zojuist aangemaakte periode en klik in het midden achter 'Salaris periode snapshots' op de groene plus. Geef een naam op en selecteer waarmee het snapshot vergeleken moet worden. Dit wordt standaard al ingevuld met de vorige periode. People Inc. zal nu de controle snapshot aanmaken. Indien er fouten zijn geconstateerd, dienen deze eerst opgelost te worden voordat we verder kunnen. Klik op het icoontje achter Controle succesvol om de fouten te zien.
Er zijn twee type fouten: een Waarschuwing en een Blokkerende fout. Een blokkerende fout houdt de volgende stappen van de salarisverwerking wizard tegen, een waarschuwing niet.
Door middel van de Excel-button kan deze lijst ook naar Excel geëxporteerd worden.
De wizard kan tussentijds afgesloten worden, om de fouten te corrigeren. Zodra alles is aangepast
kan de wizard weer gestart worden. Selecteer de periode en klik onderaan op de ververs knop. Hiermee wordt de periodecontrole opnieuw uitgevoerd. Zodra de controle succesvol is, kunnen we verder met de volgende sta
2. Snapshot maken
Als de controle succesvol is, kan het daadwerkelijke snapshot gemaakt worden. Het is gebruikelijk
dat tijdens het aanmaken van een nieuw snapshot altijd een vorig snapshot gekozen wordt, zodat
het uiteindelijke exportbestand ten behoeve van de People Inc. Salaris Service alleen mutaties bevat.
Klik op het toverstaf icoontje achter 'Snapshot gemaakt' om de snapshot te maken.
In het snapshot wordt alle data van de gekozen periode vergeleken met de vorige periode.
Enkel nieuwe gegevens en wijzigingen zullen opgemerkt worden en worden doorgestuurd
naar de salarisadministratie.
3. Mutatieverslag controleren
Het aanmaken van een mutatieverslag voor eigen controle: voor de snapshots die aangemaakt zijn
op basis van een vorig snapshot, kan een mutatieverslag aangemaakt worden. De inhoud van dit
verslag kan gecontroleerd worden, voordat het exportbestand ten behoeve van de People
Inc. Salaris Service daadwerkelijk aangemaakt wordt.
LET OP: indien je na deze stap nog aanpassingen gaat maken, dan moet je opnieuw beginnen.
Via de knop achter 'Mutatieverslag gemaakt' kan het verslag gemaakt worden:
Selecteer vervolgens de locatie waar het bestand opgeslagen moet worden. In het verslag kunnen
alle wijzigingen nogmaals nagelopen worden. Hierna kan het bestand geopend worden.
In het kader wordt algemene informatie getoond, zoals de details van de periodes. De
veranderingen worden per werknemer getoond.
Aan een regel wordt een status meegegeven. Er zijn drie statussen mogelijk:
Nieuw gegeven - er is een nieuw record toegevoegd; record bestond nog niet in het vorige snapshot
Gewijzigd - waarde van het record is verschillend ten opzichte van waarde in vorige snapshot
Verloren - waarde is verloren; record bestaat niet meer in het huidige snapshot
LET OP: indien je nu nog wijzigen gaat aanbrengen dan moet je opnieuw beginnen. Dit doe je door
onderaan op de ververs knop te klikken.
4. Exportbestand maken
Het aanmaken van een exportbestand voor de People Inc. Salaris Service: het exportbestand wordt
standaard beveiligd en kan alleen door de People Inc. Salaris Service ingelezen worden. Dit bestand
kan via het klantenportal geüpload worden.
Zodra alle bovenstaande stappen zijn voltooid moet het exportbestand gemaakt worden. Dit is het
export bestand voor de salarisadministratie. Klik op de download button om de export te maken.
Kies een locatie om het bestand op te slaan. Ga vervolgens naar het portal om het bestand te
uploaden voor de salarisadministratie: https://css.peopleinc.nl/PSPWebClient
Let op: zodra de export is gemaakt kunnen er geen aanpassingen meer worden uitgevoerd.